Domande · Email

Come pulisco una lista di email prima di una campagna?

Cosa controlliamo su ogni indirizzo

La verifica lavora su due livelli, entrambi prima di spedire nulla.

• La sintassi, secondo le regole formali degli indirizzi email definite dalle RFC 5321 e 5322: struttura, caratteri ammessi, punteggiatura fuori posto.
• Il dominio, verificando che esista e sia configurato per ricevere posta (record MX): un dominio scritto giusto ma inesistente, o senza posta in arrivo, non porta a nessuna casella.

Da qui in poi il motore aggiunge tre segnalazioni utili, non solo un giudizio valido/non valido:

• Refuso di dominio: «gmial.com» viene riconosciuto e la correzione proposta accanto, così il contatto si recupera invece di perderlo.
• Casella usa-e-getta: gli indirizzi temporanei, pensati per non ricevere mai una vera newsletter, vengono segnalati per quello che sono.
• Indirizzo generico: «info@», «amministrazione@», «ordini@» sono indirizzi validi e restano nella lista — è solo utile sapere che dietro non c'è una persona sola, per calibrare il tono della campagna.

Cosa non facciamo, e perché

Non verifichiamo se la singola casella esiste davvero collegandoci al server di posta del destinatario (verifica SMTP). È una tecnica invasiva — bussa alla porta del server altrui una email alla volta — e sui provider più grandi è anche inaffidabile: molti rispondono sempre «esiste» per non far capire agli spammer quali indirizzi sono veri, quindi il risultato non è più attendibile di un lancio di moneta.

Il principio che seguiamo è diverso: recuperare il contatto vale più del verdetto. Una lista con un refuso corretto e segnalato è più utile di una lista con quel contatto scartato in silenzio.

L'esito che trovi accanto a ogni email

Il risultato non è un semplice sì o no: ogni indirizzo torna con una segnalazione che spiega cosa abbiamo trovato, così puoi decidere riga per riga cosa fare prima dell'invio.

• Nessuna segnalazione: l'indirizzo è scritto bene e il dominio riceve posta, non c'è nulla da correggere.
• Corretto nella forma: sintassi sistemata, per esempio spazi o maiuscole fuori posto tolti, senza toccare l'indirizzo nella sostanza.
• Refuso di dominio: il dominio scritto non esiste ma somiglia a uno comune, con la correzione proposta accanto.
• Casella usa-e-getta: pensata per non ricevere mai nulla di duraturo, va tenuta d'occhio se la campagna richiede un contatto stabile nel tempo.
• Indirizzo generico: valido, ma dietro c'è probabilmente un ufficio e non una persona.
• Dominio inesistente o non valido: qui il recapito non è possibile, ed è la parte della lista che davvero conviene togliere prima dell'invio.

Come lavorarla

Puoi verificare un indirizzo alla volta dal sito per farti un'idea, oppure passare l'intera lista in un file: ogni riga torna con l'esito accanto, pronta per essere filtrata prima dell'invio. Se il tuo sistema chiama direttamente le nostre API, la verifica email è un endpoint dedicato e si integra nel flusso che già usi per inviare le campagne.

Un campo può contenere più indirizzi separati — capita spesso nei CRM con «email1; email2» nella stessa cella: li separiamo e li verifichiamo entrambi, senza che tu debba prima pulire il file a mano. Le altre colonne del file, nome, cognome, indirizzo postale, restano intatte: aggiungiamo solo le colonne con l'email nella forma corretta e l'esito, senza toccare il resto dell'anagrafica.

Perché farlo prima di ogni invio

Una lista con troppi indirizzi non recapitabili peggiora la reputazione del mittente presso i provider di posta: più email tornano indietro, più le campagne successive rischiano di finire nello spam, anche quelle dirette a contatti veri. Pulire la lista prima dell'invio non è solo questione di ordine: protegge la recapitabilità di tutte le campagne che vengono dopo.

C'è anche un lato più semplice, quasi contabile: ogni email spedita a un indirizzo inesistente è un invio buttato, e su una lista di qualche decina di migliaia di contatti la differenza tra una lista pulita e una grezza si vede subito nei numeri della campagna, non solo nella sua reputazione.

Quanto ci vuole

Una lista di qualche migliaio di indirizzi è pronta in pochi minuti; i file grandi girano in coda e ricevi un'email quando il lavoro è pronto, con il risultato scaricabile per trenta giorni. Prima di partire vedi un'anteprima con le colonne riconosciute nel file: il credito si preleva solo alla conferma, non al semplice caricamento. Il listino è nella pagina dei prezzi.

Una riga tipica

Esito: refuso di dominio. La sintassi è corretta, il dominio scritto non esiste: la correzione proposta è «gmail.com». Il contatto resta recuperabile invece di essere scartato.