Domande · Indirizzi

Come si verifica e corregge un'anagrafica clienti?

Cosa vuol dire correggere un'anagrafica

Un'anagrafica clienti invecchia da sola: chi inserisce i dati va di fretta, chi importa una lista scambia le colonne, chi telefona scrive il nome a orecchio. Dopo qualche anno lo stesso archivio contiene indirizzi abbreviati in dieci modi diversi, la stessa persona su due o tre schede, email con un refuso nel dominio e telefoni con il prefisso scritto a metà. Nessuno di questi è un errore grave da solo. Tutti insieme fanno tornare indietro le lettere, mandano due volte la stessa comunicazione e gonfiano i numeri delle campagne.

Correggere non vuol dire cancellare le schede imperfette. Vuol dire riportare ogni dato alla sua forma corretta quando è possibile, segnalare quello che non si può ricostruire con certezza, e fondere le schede che parlano della stessa persona senza perdere niente di quello che contenevano. Il risultato è un archivio su cui una campagna, una fattura o una ricerca per nome danno il risultato atteso.

L'ordine dei tre passi, e perché conta

Primo: gli indirizzi. Via per esteso, civico al suo posto, CAP giusto anche nelle città con più zone postali, comune e provincia coerenti tra loro. Si parte da qui perché tutto il resto si appoggia sull'indirizzo: due schede con «V. Roma 12» e «Via Roma, 12» sembrano diverse finché l'indirizzo non è scritto allo stesso modo.

Secondo: i doppioni. Con gli indirizzi sistemati, il confronto tra le schede riconosce la stessa persona anche con il nome abbreviato, cognome e nome invertiti o un refuso. Ogni gruppo di doppioni porta un livello di certezza e il motivo dell'accostamento, e propone la scheda principale con il campo migliore preso da ciascuna.

Terzo: i recapiti e il codice fiscale. Email con il dominio corretto, telefoni nella forma nazionale con il tipo riconosciuto, siti che rispondono davvero, codice fiscale valido e coerente con nome, cognome e data di nascita. Sono controlli a scheda singola: si fanno alla fine, quando le schede sono già quelle giuste, così non si verifica due volte lo stesso contatto.

Cosa una correzione non deve fare

• Inventare. Se una via non risulta nel comune o il civico manca, l'esito lo dice e lascia la decisione a te. Un indirizzo plausibile costruito a tavolino è peggio di un indirizzo dichiarato incerto.
• Cancellare da sola. I doppioni si segnalano con il verdetto e la scheda principale proposta. Unire o tenere separate due schede è una scelta di chi conosce i clienti.
• Scartare per un refuso. Un'email con «gmial.com» non è un contatto perso: è un contatto con la correzione proposta accanto.
• Lavorare in silenzio. Ogni campo modificato deve avere accanto il valore di prima, quello di dopo e il motivo. Senza questo, la correzione non si può controllare né spiegare a chi la paga.

Come si fa in pratica con RadarAddress

Esporti l'anagrafica in un file Excel o CSV con le colonne che hai: cognome, nome, indirizzo, CAP, comune, provincia, email, telefono, codice fiscale. Non serve prepararlo: il caricamento riconosce il separatore, la codifica e le intestazioni. Prima che parta il lavoro vedi l'anteprima delle righe e quanto credito richiede; il credito si preleva solo alla conferma.

Il primo lavoro è la verifica del contatto, che sistema l'indirizzo e controlla nella stessa riga nominativo e codice fiscale. Il secondo, sullo stesso file, è la deduplica, che restituisce ogni riga con il gruppo di appartenenza e la scheda da tenere. Email, telefoni e siti si verificano con i lavori dedicati, un elemento alla volta. In ogni file di risultato trovi per ogni riga l'esito, la forma corretta e cosa è cambiato; il rapporto di fine lavoro riassume gli esiti per categoria, così sai subito quante righe erano a posto, quante sono state corrette e quante vanno riviste a mano.

Chi lavora da codice ha gli stessi tre passi nell'API: un endpoint per servizio, singolo o a lotti, e il lavoro asincrono per le anagrafiche grandi. Per prepararlo bene c'è la guida al file; il listino è nella pagina dei prezzi.

Come si misura il risultato

Una correzione si giudica sui numeri di prima e di dopo, non sulla sensazione. I numeri utili sono pochi: quante righe avevano un indirizzo che il motore ha dovuto correggere, quante restano con un esito da rivedere, quanti gruppi di doppioni sono stati trovati e con quale livello di certezza, quante email e quanti telefoni non sono utilizzabili. Il rapporto di ogni lavoro li dà per categoria di esito, e la pagina dell'attività del tuo account tiene lo storico di tutto quello che hai elaborato.

Il numero che conta davvero arriva dopo, ed è tuo: quante lettere tornano indietro alla campagna successiva, e quante comunicazioni doppie escono. Se prima della correzione non lo misuravi, è il momento di cominciare: è l'unico modo di sapere quanto ha reso.

Una scheda prima e dopo la correzione

Ogni riga del risultato porta l'esito e l'elenco delle modifiche con il motivo. Se nell'archivio c'è anche «M. Rossi, Via Leopardi 4, Milano», la deduplica la accosta a questa scheda con il suo livello di certezza.