Domande · Indirizzi

Perché le lettere tornano indietro e come si riducono i resi postali?

Le cause più comuni

Un reso costa più di un francobollo: la spedizione, il tempo di scoprire che non è arrivata, spesso una seconda spedizione dopo aver rintracciato l'indirizzo giusto. Guardando le anagrafiche reali, le cause si ripetono quasi sempre uguali, e la maggior parte sta nell'indirizzo scritto, non nel destinatario. Prima di stampare, vale la pena guardare l'anagrafica con questi punti in mente:

• Via abbreviata o scritta in modo informale. «v. leopardi» invece di «Via Giacomo Leopardi»: il recapitiere la riconosce quasi sempre, ma non è la forma di consegna corretta e sulle campagne grandi il margine di errore si accumula.
• CAP generico o sbagliato nelle città grandi. Nei comuni con più CAP il codice giusto dipende da via e civico, non solo dal comune: un CAP generico può portare l'indirizzo nella zona di smistamento sbagliata.
• Civico mancante. Senza civico l'indirizzo è incompleto: a volte il recapito riesce comunque, spesso no.
• Una frazione al posto del comune. Molte frazioni non hanno un CAP proprio: se il comune di riferimento manca, l'indirizzo può risultare irriconoscibile anche se la via esiste davvero.
• Presso, scala e interno dentro il campo indirizzo. Quando queste informazioni si mescolano al nome della via, il civico può finire nel posto sbagliato o sparire del tutto.
• Il destinatario si è trasferito. Qui l'indirizzo di partenza non c'entra: è l'anagrafica che va aggiornata, e non c'è verifica che possa saperlo da sola. Quando l'indirizzo stesso risulta non più valido nel nostro archivio, però, te lo segnaliamo.

Cosa cambia sistemando l'indirizzo prima della stampa

Un indirizzo verificato prima della stampa arriva nella forma di recapito corretta: via per esteso, CAP di zona, comune e provincia coerenti. Non è una garanzia assoluta, nessuno può darla, ma toglie dal mazzo tutti i resi che dipendono da come l'indirizzo è scritto invece che da dove si trova il destinatario. Su un'anagrafica di qualche migliaio di nominativi è spesso la parte più grande dei resi evitabili, ed è anche la parte più a buon mercato da eliminare: si sistema una volta, prima di stampare, invece di pagare la spedizione, il reso e il ripescaggio del destinatario giusto dopo.

Il vantaggio si vede soprattutto sulle città grandi, dove un CAP generico e uno di zona portano l'indirizzo in due punti di smistamento diversi, e sulle anagrafiche vecchie, dove gli indirizzi sono stati scritti negli anni da persone diverse, con abbreviazioni e convenzioni diverse ognuna.

La correzione è sempre dichiarata

Quando sistemiamo un indirizzo lo scriviamo, campo per campo: cosa era e cosa è diventato. Se l'indirizzo non si può ricostruire con certezza — una via che non risulta nel comune, dati insufficienti — resta segnalato con il motivo, per una verifica a mano. Preferiamo lasciarti un dubbio dichiarato piuttosto che stampare un indirizzo indovinato: un indirizzo sbagliato per finta certezza è peggio di un indirizzo lasciato in sospeso, perché il primo lo scopri solo quando la lettera torna indietro.

Chi ha da guadagnarci

Chi gestisce anagrafiche grandi lo sente più di tutti: campagne di direct marketing, fatturazione, spedizione di materiale a soci o donatori, anagrafiche CRM alimentate da più canali negli anni. Più l'anagrafica è grande e più vecchia, più probabile che accumuli i piccoli errori che da soli non fanno danno, ma sommati diventano un margine di reso che si vede a fine campagna. Verificare prima di stampare non richiede cambiare come lavori: prendi il file così com'è, con le colonne che hai già, e lo riscarichi corretto, pronto per la stampa delle etichette o per l'invio allo spedizioniere.

Un indirizzo che avrebbe fatto reso

Esito: modificato. Via per esteso, CAP di zona al posto di quello generico: la differenza tra un CAP e l'altro, in una città grande, può bastare a spostare l'indirizzo nella zona di smistamento sbagliata.